Datos que deben completar antes de publicar

Faltan estos elementos:

• nombre jurídico exacto de la empresa;

• forma societaria;

• Business ID o Y-tunnus;

• dirección registrada;

• dominio web;

• país de establecimiento legal;

• plazo real para expedientes de procesos cerrados;

• personas autorizadas para acceder a Google Drive;

• configuración real de Google Workspace;

• empresas o países a los que se enviarán perfiles;

• herramientas de analítica y cookies activas;

• autoridad supervisora que corresponda.

Este texto funciona como borrador operativo de política de privacidad, pero no sustituye una revisión jurídica profesional, especialmente porque SGT tratará datos de candidatos latinoamericanos y podrá compartirlos con empresas del mercado nórdico.

Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Última actualización: [día, mes y año]

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

S Global Talent
Nombre comercial: S Global Talent / SGT
Número de empresa: [Business ID / Y-tunnus]
Sedes: Helsinki (Finlandia) y Lima (Perú)
Correo electrónico para asuntos de privacidad: info@sglobaltalent.com
Página web: [dominio de la página web]

En esta política, “SGT”, “nosotros” o “la empresa” se refiere a S Global Talent.

2. Ámbito de esta política

Esta política explica cómo tratamos los datos personales de:

• personas que visitan nuestra página web;

• candidatos que completan un formulario de postulación;

• candidatos que envían su CV o documentación profesional;

• personas que participan en entrevistas o evaluaciones;

• representantes de empresas colaboradoras, clientes o posibles clientes;

• personas que se comunican con nosotros por correo electrónico, teléfono, WhatsApp u otros canales autorizados.

3. Datos personales que podemos recopilar

Dependiendo de la relación con SGT, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

Datos de identificación y contacto

• nombre y apellidos;

• país y ciudad de residencia;

• nacionalidad, cuando sea relevante para el proceso;

• dirección de correo electrónico;

• número de teléfono o WhatsApp;

• idioma de comunicación.

Información profesional

• CV;

• formación académica y técnica;

• experiencia laboral;

• puestos, empresas y periodos de trabajo;

• funciones y responsabilidades;

• maquinaria, herramientas, materiales y procesos conocidos;

• cursos, certificaciones, licencias y acreditaciones;

• idiomas y capacidad de comunicación en inglés;

• disponibilidad para reubicarse;

• áreas profesionales y vacantes de interés;

• código de la vacante o convocatoria;

• enlaces profesionales, como LinkedIn, cuando se faciliten voluntariamente.

Información relacionada con el proceso de selección

• fechas de postulación;

• historial de postulaciones a través de SGT;

• notas objetivas de entrevistas;

• resultados de evaluaciones profesionales, técnicas o lingüísticas;

• disponibilidad;

• comunicaciones mantenidas;

• etapa y resultado del proceso;

• información sobre referencias profesionales, cuando corresponda y exista una base adecuada para tratarlas.

Información técnica y de uso de la web

Según la configuración de nuestra página y de los servicios utilizados, podemos recibir:

• dirección IP;

• tipo de navegador y dispositivo;

• fecha y hora de acceso;

• páginas visitadas;

• datos técnicos necesarios para la seguridad y el funcionamiento de la página;

• información generada mediante cookies o tecnologías similares.

No solicitamos en la etapa inicial pasaportes, documentos nacionales de identidad, información bancaria, antecedentes penales ni documentos migratorios. Cuando alguno de estos datos sea necesario posteriormente, se solicitará de manera específica y mediante un procedimiento adecuado.

4. Cómo obtenemos los datos

Recibimos los datos principalmente:

• directamente del candidato mediante Google Forms;

• a través del CV enviado por correo electrónico;

• durante entrevistas, videollamadas o evaluaciones;

• mediante comunicaciones por correo, WhatsApp o teléfono;

• de empresas colaboradoras implicadas en una oportunidad concreta;

• de referencias profesionales, cuando el candidato haya sido informado;

• mediante el uso de nuestra página web.

Cuando los datos no se obtengan directamente de la persona, informaremos sobre su origen y tratamiento cuando corresponda. El RGPD establece obligaciones específicas de información cuando los datos proceden de terceros.

5. Finalidades del tratamiento

Podemos utilizar los datos personales para:

Gestionar postulaciones

• registrar y revisar una postulación;

• identificar la vacante o convocatoria correspondiente;

• evaluar la adecuación inicial del perfil;

• detectar postulaciones anteriores o registros duplicados;

• mantener un historial objetivo de los procesos;

• contactar al candidato;

• coordinar entrevistas y evaluaciones;

• solicitar información profesional adicional.

Evaluar y presentar candidatos

• analizar experiencia, formación y competencias;

• realizar entrevistas o evaluaciones relacionadas con una oportunidad;

• preparar un perfil profesional claro y estructurado;

• presentar candidatos a empresas colaboradoras, después de informarles sobre la oportunidad;

• coordinar las siguientes etapas del proceso.

Gestionar futuras oportunidades

Cuando el candidato haya dado una autorización voluntaria, podremos conservar su CV y sus datos profesionales para contactarlo si aparece otra oportunidad adecuada a su perfil.

Gestionar relaciones empresariales

• responder solicitudes de empresas;

• identificar perfiles técnicos;

• preparar propuestas;

• coordinar procesos de reclutamiento;

• mantener comunicaciones comerciales y administrativas.

Seguridad y administración

• proteger nuestros sistemas y archivos;

• gestionar accesos;

• prevenir usos indebidos;

• cumplir obligaciones legales;

• atender solicitudes relacionadas con la protección de datos;

• defender derechos o responder a reclamaciones.

6. Bases jurídicas del tratamiento

Según la finalidad, el tratamiento puede basarse en:

Medidas precontractuales solicitadas por el candidato

Utilizamos esta base para gestionar una postulación concreta, revisar el perfil y realizar las actuaciones necesarias antes de una posible relación contractual.

Consentimiento

Podemos solicitar consentimiento para:

• conservar el CV y los datos profesionales durante un máximo de dos años para futuras oportunidades;

• contactar al candidato sobre otras vacantes;

• tratar determinados datos adicionales cuando sea necesario;

• utilizar cookies no esenciales, cuando corresponda.

El consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco. Puede retirarse en cualquier momento sin que ello afecte la legalidad del tratamiento realizado anteriormente. La autorización para futuras oportunidades no debe ser obligatoria ni estar marcada previamente.

Interés legítimo

Podemos basarnos en nuestro interés legítimo para:

• mantener registros administrativos razonables;

• proteger la seguridad de nuestros sistemas;

• prevenir duplicados, fraude o uso indebido;

• gestionar relaciones con representantes de empresas;

• conservar información limitada cuando sea necesaria para establecer, ejercer o defender reclamaciones.

Antes de utilizar esta base, evaluaremos que nuestros intereses no prevalezcan sobre los derechos y libertades de la persona. El interés legítimo requiere una valoración de equilibrio.

Obligación legal

Podemos tratar o conservar determinados datos cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales, contables, fiscales, laborales o de protección de datos.

7. Historial de postulaciones y base de candidatos

SGT puede mantener una base maestra para administrar las postulaciones recibidas.

La base puede incluir:

• un identificador interno;

• datos de contacto;

• perfil profesional;

• vacantes o convocatorias a las que postuló;

• fechas de postulación;

• etapas alcanzadas;

• resultado general;

• fecha de la última comunicación;

• autorización para futuras oportunidades;

• fecha prevista de revisión o eliminación.

El historial se utiliza para administrar los procesos, identificar postulaciones anteriores, evitar duplicados y mantener una trazabilidad razonable.

No utilizaremos el número de postulaciones como motivo automático para excluir a una persona. Las observaciones internas deberán ser objetivas, profesionales, relevantes y relacionadas con los criterios de cada oportunidad.

8. Presentación de datos a empresas colaboradoras

SGT no publicará ni enviará libremente los datos de los candidatos.

Cuando un perfil pueda ser relevante para una oportunidad, informaremos al candidato antes de presentarlo a la empresa colaboradora correspondiente.

Según el proceso, podrán compartirse:

• nombre y datos profesionales;

• CV;

• experiencia y formación;

• competencias técnicas;

• disponibilidad;

• capacidad de comunicación;

• resultados relevantes de entrevistas o evaluaciones;

• documentación profesional disponible;

• aspectos que requieran verificación adicional.

Solo compartiremos información necesaria para la evaluación de la candidatura.

La empresa colaboradora puede actuar como responsable independiente del tratamiento respecto de los datos que reciba. En ese caso, será responsable de informar al candidato sobre su propio tratamiento cuando corresponda.

9. Destinatarios y proveedores de servicios

Los datos podrán ser accesibles, cuando sea necesario, para:

• personal autorizado de SGT;

• empresas colaboradoras vinculadas a una oportunidad;

• proveedores de alojamiento web;

• proveedores de correo electrónico;

• Google, cuando utilizamos Google Forms, Google Drive, Google Sheets, Google Sites o Google Workspace;

• proveedores de videollamadas y comunicación;

• asesores jurídicos, contables o tecnológicos;

• autoridades públicas cuando exista una obligación legal.

Los proveedores que traten datos por cuenta de SGT deberán hacerlo conforme a nuestras instrucciones y con medidas adecuadas de confidencialidad y seguridad.

10. Transferencias internacionales

Debido al carácter internacional de nuestros servicios, algunos datos pueden tratarse o ser accesibles desde países distintos del país de residencia del candidato.

Cuando exista una transferencia de datos fuera del Espacio Económico Europeo, SGT utilizará un mecanismo reconocido por la legislación aplicable, como:

• una decisión de adecuación de la Comisión Europea;

• cláusulas contractuales tipo;

• otras garantías legalmente permitidas;

• una excepción aplicable en casos concretos.

La información exacta dependerá de los proveedores, las empresas colaboradoras y la oportunidad correspondiente. El RGPD exige informar sobre las transferencias internacionales y las garantías utilizadas cuando sean aplicables.

11. Plazos de conservación

Aplicaremos los siguientes criterios generales:

Postulación concreta

Los datos necesarios para gestionar una oportunidad se conservarán durante el proceso y posteriormente durante el periodo razonablemente necesario para cerrar el expediente, responder solicitudes o atender posibles reclamaciones.

Plazo interno propuesto: [por ejemplo, seis o doce meses después del cierre del proceso].

Futuras oportunidades

Cuando el candidato lo haya autorizado, conservaremos su CV y sus datos profesionales durante un máximo de dos años desde la autorización o desde la última actualización relevante.

Antes de utilizar nuevamente el perfil, podremos confirmar su interés, disponibilidad y la vigencia de la información.

Ausencia de autorización

Si la persona no autoriza la conservación para futuras oportunidades, eliminaremos o anonimizaremos los datos cuando dejen de ser necesarios para la postulación concreta, salvo que exista otra base jurídica para conservar información limitada.

Relaciones empresariales y obligaciones legales

Los datos de empresas, contratos, facturación y comunicaciones podrán conservarse durante los plazos exigidos por la legislación aplicable.

Los datos no se conservarán más tiempo del necesario. El principio de limitación del plazo obliga a definir una duración o criterios para determinarla.

12. Exactitud y actualización

Los candidatos son responsables de proporcionar información correcta y actualizada.

Pueden solicitar la corrección de datos inexactos o comunicar cambios relacionados con:

• datos de contacto;

• experiencia;

• formación;

• disponibilidad;

• CV;

• autorizaciones otorgadas.

SGT podrá solicitar confirmación o actualización antes de utilizar un perfil para una nueva oportunidad.

13. Seguridad y confidencialidad

Aplicamos medidas organizativas y técnicas razonables para proteger los datos contra:

• acceso no autorizado;

• pérdida;

• alteración;

• divulgación indebida;

• destrucción;

• uso incompatible con la finalidad informada.

Entre las medidas podrán incluirse:

• accesos limitados según funciones;

• cuentas protegidas;

• autenticación reforzada cuando esté disponible;

• control de permisos en Google Drive;

• carpetas restringidas;

• copias de seguridad;

• revisión periódica de accesos;

• eliminación programada;

• obligaciones de confidencialidad.

Ningún sistema ofrece seguridad absoluta. Si se produce una vulneración que pueda afectar significativamente a las personas, actuaremos conforme a las obligaciones legales aplicables.

14. Datos sensibles

Solicitamos que los candidatos no incluyan innecesariamente en el formulario o en el CV información sobre:

• salud;

• origen étnico;

• religión;

• opiniones políticas;

• afiliación sindical;

• orientación sexual;

• datos biométricos;

• antecedentes penales;

• información bancaria;

• números de documentos de identidad.

Si una oportunidad requiere posteriormente algún dato de naturaleza especial, se informará de forma separada sobre su necesidad, base jurídica, uso y protección.

15. Derechos de las personas

De acuerdo con la legislación aplicable, la persona puede solicitar:

• acceso a sus datos;

• corrección de información inexacta;

• eliminación de datos;

• limitación del tratamiento;

• oposición al tratamiento basado en interés legítimo;

• portabilidad, cuando corresponda;

• retirada del consentimiento;

• información sobre los destinatarios;

• presentación de una reclamación ante la autoridad de protección de datos.

Estos derechos no son absolutos y pueden estar sujetos a condiciones o excepciones legales.

Para ejercerlos, debe escribir a:

info@sglobaltalent.com

El mensaje debe incluir:

• nombre completo;

• correo utilizado en la postulación;

• derecho que desea ejercer;

• información suficiente para localizar el registro.

Podemos solicitar información adicional razonable para verificar la identidad antes de entregar, modificar o eliminar datos.

16. Retirada del consentimiento

El candidato puede retirar en cualquier momento la autorización para conservar sus datos para futuras oportunidades.

Puede hacerlo escribiendo a info@sglobaltalent.com.

La retirada no afecta:

• el tratamiento realizado antes de recibir la solicitud;

• la conservación necesaria por obligación legal;

• los registros limitados necesarios para demostrar el cumplimiento de una solicitud;

• la defensa de posibles reclamaciones.

17. Decisiones automatizadas

SGT no toma decisiones de contratación exclusivamente mediante procesos automatizados que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente al candidato.

Podemos utilizar filtros, hojas de cálculo o herramientas digitales para organizar información, pero la evaluación relevante del perfil será revisada por una persona.

18. Menores de edad

Los servicios de reclutamiento de SGT están dirigidos a personas con capacidad legal para participar en procesos laborales internacionales.

No buscamos recopilar intencionadamente datos de menores de edad. Cuando una vacante admita legalmente candidatos menores, se aplicarán los requisitos adicionales correspondientes.

19. Cookies y servicios externos

Nuestra página puede utilizar cookies técnicas necesarias para su funcionamiento.

También puede incorporar servicios de terceros, como Google Sites, Google Forms, enlaces, videos, mapas o herramientas de medición. Estos servicios pueden tratar información técnica conforme a sus propias políticas.

Las cookies no esenciales, analíticas o publicitarias solo se utilizarán cuando exista una base jurídica adecuada y, cuando sea necesario, después de obtener el consentimiento del visitante.

Esta sección debe ajustarse después de verificar qué cookies instala realmente su página.

20. Comunicaciones por WhatsApp y otros canales

Cuando una persona elige comunicarse mediante WhatsApp u otro servicio externo, sus datos también estarán sujetos a las condiciones y políticas del proveedor correspondiente.

No recomendamos enviar por WhatsApp:

• pasaportes;

• información bancaria;

• documentos de identidad;

• antecedentes penales;

• documentación migratoria;

• otros datos sensibles.

Cuando se necesite documentación, SGT indicará el canal adecuado para entregarla.

21. Enlaces externos

Nuestra web puede contener enlaces a páginas de empresas colaboradoras, autoridades migratorias, instituciones educativas u otros servicios.

SGT no controla el contenido ni las prácticas de privacidad de páginas externas. Antes de proporcionar datos, recomendamos revisar sus políticas.

22. Reclamaciones

La persona tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente.

Cuando SGT esté establecido en Finlandia, la autoridad supervisora principal será, según corresponda, la Oficina del Defensor de la Protección de Datos de Finlandia.

Antes de presentar una reclamación, puede contactarnos para intentar resolver el asunto directamente.

23. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar:

• cambios en nuestros servicios;

• nuevas herramientas;

• modificaciones legales;

• cambios en los plazos de conservación;

• nuevas categorías de destinatarios;

• mejoras en nuestros procedimientos.

La versión vigente se publicará en esta página, indicando la fecha de la última actualización.